Возможности

Полный обзор того, что умеет Apiin: от формы счёта до подписанного акта, PDF с QR, публикации и работы из нейросети.

Счета, акты и другие документы

• Удобные формы с позициями: количество, цена, ставка НДС/УСН, суммы.
• Виды: счёт, акт, счёт-договор, счёт-фактура (форма 1137, альбомная), договор, отчёт о выполненных работах и отчёт агента.
• Итог и сумма прописью формируются автоматически; двусторонний пересчёт «количество × цена ⇄ сумма».
• Строка НДС в итогах — всегда: сумма на ОСНО либо явное «Без НДС». При необходимости сумму НДС можно поправить вручную (копейки округления).
• Основание документа: оферта, договор или произвольный текст.
• Примечание с форматированием — жирный, курсив, списки; попадает в PDF и Word.
• Статусы оплаты — частичная и полная, с историей платежей.
• Подпись актов и связки счёт ↔ акт с авто-закрытием.
• «Создать на основе» — копия документа в один клик.
• Заказы и списки для группировки документов; фильтры по виду, контрагенту и периоду.
• Каталог «Товары и услуги» — карточки с фото, ценой и характеристиками: при наборе наименования позиция документа заполняется из каталога, а карточкой можно поделиться по публичной ссылке.
• Отчёт агента: вознаграждение процентом или фиксированной суммой, итог «к перечислению принципалу» считается автоматически.

Договор: визуальный редактор

• Полноэкранный редактор — лист A4 как он уйдёт в PDF; настраиваемые поля страницы и кегль.
• Заголовки H1–H3, вставка изображений, готовая шапка для пустого договора.
• Переменные — {{номер}} и {{дата}} подставляются из документа, реквизиты сторон — из карточек.
• Блоки реквизитов и подписей сторон добавляются автоматически.

Автонумерация

Гибкие форматы номеров задаются на разных уровнях, а нумерация может сбрасываться в начале года.

PDF, Word и оформление

PDF формируется движком Typst — аккуратные документы под российские стандарты. В документ попадают логотип, факсимиле подписи и печать организации. Любой документ можно скачать и в Word (DOCX) — с логотипом, QR и подписями. Файлы получают человекочитаемые имена вида «Счёт №12 от 20 мая 2026.pdf».

• Два стиля счёта: классический стандартный и индивидуальный — сдержанный монохром по умолчанию либо ваш корпоративный цвет.
• Наборы оформления: логотип + подпись + печать + стиль + цвет — именованные пресеты, применяются в счёте одним кликом; один набор — по умолчанию.
• Кастомные Typst-шаблоны и выбор шаблона по умолчанию.

Платёжный QR и онлайн-оплата

В счёт добавляется платёжный QR по стандарту ГОСТ Р 56042-2014 (тип ST00012, тип ST00012). Клиент открывает банковское приложение, сканирует код — реквизиты и сумма подставляются автоматически, в назначении платежа — номер счёта и НДС.

Дополнительно включается онлайн-оплата через ЮKassa: на публичной странице счёта появляется кнопка, и клиент платит картой или по СБП в пару кликов.

Счета в валюте и английский Invoice

• Счёт и счёт-договор выставляются в рублях, долларах, евро, юанях, дирхамах или тенге.
• Не рублёвый счёт печатается англоязычным шаблоном Invoice: суммы с символом валюты, блок Payment details с реквизитами для перевода, срок оплаты отдельной строкой.
• Платёжный QR у валютного счёта не печатается — стандарт ГОСТ Р 56042-2014 рублёвый; НДС не выделяется.

УПД: счёт-фактура и акт в одном

Универсальный передаточный документ по форме, рекомендованной письмом ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@, заменяет пару «счёт-фактура + акт (накладная)».

• Статус 1 — счёт-фактура и передаточный документ: покупатель принимает НДС к вычету. Статус 2 — только передаточный документ.
• Табличная часть повторяет графы формы 1137, ниже — блок передачи и приёмки с местами для подписей обеих сторон.
• НДС начисляется сверху цены без налога — как в счёте-фактуре.
• Создаётся из счёта одной кнопкой («создать на основе»), доступен в API и MCP.

Доверенности: М-2, М-2а и свободные

Типовые формы по постановлению Госкомстата России № 71а: М-2 с отрывным корешком и М-2а без него. PDF и Word — на двух страницах: лицевая сторона и перечень ценностей.

• Сотрудник — из справочника (ФИО, должность и паспорт подставляются) или вручную; пустые поля паспорта печатаются линиями для заполнения от руки.
• Поставщик — из контрагентов, перечень — без цен, количество прописью; вместо перечня можно указать счёт поставщика.
• Срок по умолчанию 15 дней; статусы «выдана», «использована», «отозвана», «просрочена».
• Своя вкладка «Документы → Доверенности»: кому выдана, до какого числа, статус; фильтры по статусу, периоду, форме и сотруднику. Общий реестр документов доверенности не показывает.
• Журнал учёта выданных доверенностей — в PDF и Excel по тем же фильтрам.
• Свободная доверенность — полномочия текстом по шаблонам: представление интересов, получение корреспонденции, подписание документов, банк, транспортное средство, налоговая, свои. Место выдачи, право передоверия, адресат необязателен, срок по умолчанию год (до трёх лет). Для ИП в налоговую бумажную доверенность нужно заверить у нотариуса — шаблон об этом предупреждает.
• Справочник сотрудников с отдельным правом доступа: список и карточки с паспортами открывают только те, кому это разрешено, а каждое открытие видно в журнале. В выданной доверенности паспорт напечатан, поэтому её видят все, у кого есть доступ к документам; наружу — ни публичной ссылки, ни доступа по email.

Подробнее — на странице «Доверенности».

Подписание документов электронной подписью

• Получатель подписывает акт, отчёт или договор прямо по публичной ссылке: указывает ФИО и email, соглашается с соглашением об ЭДО и вводит код из письма.
• Фиксируется всё, что нужно для доказательства: кто, когда, с какого адреса и IP, а также контрольная сумма SHA-256 подписанного файла — изменение документа после подписания сразу видно.
• В PDF появляется штамп «Документ подписан простой электронной подписью» с ФИО, датой и идентификатором; акт автоматически получает статус «подписан».
• Юридическая рамка — статья 9 Федерального закона № 63-ФЗ: ПЭП равнозначна собственноручной подписи по соглашению сторон. Для счетов-фактур и УПД нужна усиленная квалифицированная подпись через оператора ЭДО.

Сообщения: переписка с контрагентами и обсуждения

• Переписка между организациями: пригласите контрагента из его карточки — если он в Apiin (по ИНН), запрос получат его администраторы, если нет — письмо со ссылкой. Принять, отклонить или заблокировать могут владелец и администраторы.
• Обмен документами: приложите счёт или акт к сообщению — контрагент увидит сумму, статус оплаты и PDF; кнопкой «Мы оплатили» он сообщит об оплате, вы подтвердите — и статус «Оплачен» увидят обе стороны.
• Обсуждения документов командой в карточке документа: контрагент их не видит; правки (№65) и запросы доступа попадают туда же.
• У каждого сообщения — кто ответил: имя, должность (своя в каждой организации), организация. Файлы до 10 МБ, правка своего сообщения 15 минут, удаление — с пометкой «Сообщение удалено пользователем …»; переписка хранится не меньше 3 лет.
• История взаимодействий в карточке контрагента: документы, оплаты, деньги и переписка одной лентой.
• Уведомления — вкладкой раздела «Сообщения»; письмо «У вас новые события» не чаще раза в час и только о непрочитанном.

Подробнее — на странице «Сообщения».

Деньги: поступления, расходы и выписки

• Раздел «Деньги» — все поступления и списания по банковским счетам, кассе и карте, с остатками, статьями и аналитикой по месяцам, статьям и контрагентам.
• Выписка из клиент-банка (выгрузка «в 1С»: в СберБизнес — «Выписка → Экспорт → 1С», в Альфа-Бизнес — «Выписка → Сохранить → 1С», в Т-Банке, Точке и других — так же; PDF и Excel не подойдут): повторная загрузка и пересекающиеся периоды не создают дублей; видно, что новое, что уже есть, что банк поправил, что совпало с вашей ручной записью. Остаток сверяется с банком. Загрузку можно отменить в течение 30 дней.
• Оплата счетов сама: платёж с номером счёта в назначении и ИНН плательщика, совпадающим с покупателем, привязывается автоматически — счёт становится оплаченным или частично оплаченным. Вероятные совпадения помечаются «?» — подтвердите одной кнопкой или ответьте «не то».
• «Отметить оплаченным» показывает подходящие поступления: можно выбрать платёж или отметить оплату без него (наличные, взаимозачёт). Ручная отметка больше не слетает при правке позиций.
• Расходные документы и чеки: чек (продавец, сумма, ФН/ФД/ФП, фото с телефона) и документы поставщиков; «оплачено сразу» записывает расход.
• Тип операции угадывается (налог, комиссия, перевод между своими счетами, перевод себе на карту, выплаты эквайринга; у покупок по карте продавец берётся из назначения), а «Всегда так для контрагента» превращает ваш выбор в правило для следующих выписок.
• Выгрузка операций в Excel (в API — ещё и CSV), доступ по API и для нейросетей через MCP.

Подробнее — на странице «Деньги».

Срок оплаты, просрочка и напоминания

• «Оплатить до» в счёте: срок печатается в PDF и Word, виден на публичной странице. Можно задать дефолт организации — например, «5 дней от даты выставления», и новые счета получат срок сами.
• Бейдж «Просрочен» в реестре и на карточке, фильтр «Просроченные» и отдельная метрика на дашборде — сразу видно, кто должен. Частичная оплата просрочку не снимает: остаток всё ещё не оплачен.
• Автонапоминания на email контрагента: за несколько дней до срока, в день срока и после — не больше трёх писем на счёт, без повторов. Оплаченные и аннулированные счета пропускаются.
• Кнопка «Напомнить об оплате» — письмо прямо сейчас, не дожидаясь расписания. Для интеграций есть событие вебхука document.overdue.

Правки от контрагента без переписки

В настройках публичной ссылки включается разрешение «Присылать правки». После этого получатель видит на странице документа кнопку «Предложить изменения» и правит содержание прямо в браузере: позиции, количества, цены, ставки НДС, даты, примечание и основание. Контрагента и его реквизиты менять нельзя — стороны документа фиксированы.

• Владелец получает версию с подсветкой изменений: что добавлено, удалено, переименовано, как изменились цены и итог — и короткое резюме вида «3 изменения: 1 позиция добавлена, цена изменена».
• Предложений может быть несколько; автор видит статус своего — принято, отклонено или замещено.
• Принятие — одной кнопкой с подтверждением: документ меняется целиком по предложенному варианту, а предложение помечается принятым.
• Можно ответить встречным вариантом на основе присланного: тогда сравниваются две последние версии, и документ изменится, когда согласится вторая сторона.
• Если документ успел измениться с момента предложения, оно помечается устаревшим — принять «вслепую» нельзя.
• События document.proposal_submitted и document.proposal_accepted уходят в вебхуки.

Порядок в реестре: теги, аннулирование, студия ассетов

• Теги документов — цветные метки со своим справочником: фильтр в реестре, пометка автоматических документов из API и MCP, наследование при копии и «создать на основе». Тег можно проставить прямо при создании счёта по API.
• Аннулирование — документ помечается недействительным: в PDF появляется водяной знак «АННУЛИРОВАН», платёжный QR скрывается, оплата, подпись, отправка и правка блокируются (перенести в заказ и поставить теги можно). Чтобы исправить — восстановите документ или создайте подобный; события уходят в вебхуки.
• Студия подписи и печати — загрузите фото листа с подписью или оттиском, а сервис уберёт фон, обрежет поля и подготовит прозрачный PNG нужного размера. Отдельный графический редактор не нужен.

Публикация и отправка

• Публичная ссылка на документ по неугадываемому адресу: банковские реквизиты отдельным блоком, копирование любого поля по клику, QR для оплаты.
• Режимы доступа: «всем по ссылке» или «по запросу» — получатель запрашивает доступ, владелец подтверждает; открытые документы появляются у получателя во вкладке «Доступные».
• Уведомления-колокольчик о запросах и событиях; получатель может отметить документ «оплачен» или «подписан» — владельцу придёт уведомление.
• Публикация реквизитов и оферты отдельными ссылками: страница реквизитов показывает все расчётные счета отдельными карточками с иконками банков, своим текстом и логотипом.
• Отправка документа на email контрагента одной кнопкой.

Автозаполнение

• Автозаполнение по ИНН — реквизиты организаций и контрагентов подставляются автоматически из официальных реестров.
• Банк по БИК — мгновенно из локального справочника ЦБ, который обновляется автоматически.

Команды и роли

Приглашайте коллег по email. Доступ разграничивают три роли:

Автоматизация и выгрузки

• Повторяющиеся счета — регулярное выставление без ручной работы.
• Выгрузки в Excel и CSV — реестр документов с фильтрами по виду, контрагенту и периоду; в колонках есть срок оплаты с пометкой просрочки.
• Вебхуки — 12 событий (документ создан, отправлен, просрочен, аннулирован и восстановлен, статусы оплаты и подписи, присланы и приняты правки, повторяющийся счёт сгенерирован, доступ запрошен и выдан) с HMAC-подписью.

Всё перечисленное доступно и программно — через API и MCP.