Каталог товаров и услуг для счетов и актов

Заведите свои товары и услуги один раз — и больше не набирайте позиции вручную: при вводе наименования в счёте или акте появится подсказка из каталога, а цена, единица и ставка НДС подставятся сами. Карточкой с фото и характеристиками можно поделиться по публичной ссылке.

Создать каталог бесплатно Как это работает

Зачем каталог сервису счетов

Когда позиции повторяются из документа в документ, набирать их руками — лишняя работа и источник опечаток: то цена «уехала», то единица измерения не та. Каталог решает это: наименование, цена, единица и ставка НДС хранятся в одном месте и подставляются в документ в момент набора.

Каталог в Apiin — это не отдельная «товароучётная система», а быстрый справочник для выставления документов: карточки товаров и услуг с фото, ценой и характеристиками, из которых собираются счета и акты.

Карточка товара или услуги

Каждая запись каталога — это карточка с видом (товар или услуга), названием, артикулом, единицей измерения, ценой и описанием с форматированием. Для плательщиков НДС в карточке задаётся ставка — она подставится в позицию документа вместе с ценой.

Характеристики хранятся упорядоченным списком пар «название — значение»: цвет, размер, срок выполнения, состав работ. Порядок сохраняется и показывается на публичной карточке таблицей.

Вид: товар или услуга — бейджем на карточке
Название, артикул (SKU) и единица измерения: шт, усл, час
Цена за единицу и ставка НДС для подстановки в документ
Описание с форматированием: списки, выделение, заголовки
Характеристики парами «название — значение» в нужном порядке

Наборы характеристик: сетка полей вместо ручного ввода

Чтобы не заводить характеристики заново в каждом товаре, они собираются в набор — готовую сетку полей для однотипных позиций. Создали набор «Ноутбуки» с пунктами «Диагональ», «Память», «Гарантия» — и применяете его к карточкам: поля появляются сами, остаётся вписать значения. Наборов может быть сколько угодно, по одному на категорию товаров.

У каждого пункта есть тип, и он определяет, как значение вводится и как выглядит в карточке: текст, число с единицей измерения (кг, см, ГБ), да/нет галочкой, дата календарём, выбор одного или нескольких вариантов из списка, ссылка. Числа и даты хранятся единообразно — по ним потом можно будет фильтровать витрину.

Пункт можно пометить обязательным (сервис мягко напомнит, если значение не заполнено) и задать значение по умолчанию — оно подставится при применении набора. Если набор пополнился новыми пунктами, на карточке товара достаточно нажать «Обновить из набора»: новые поля добавятся, уже заполненные значения останутся нетронутыми.

Внутренние характеристики — себестоимость, поставщик, склад — можно скрыть из публичной карточки: в кабинете они видны, а по публичной ссылке клиент их не увидит. Наборами и товарами умеет управлять и нейросеть через MCP — то же самое доступно по API.

Текст — произвольное значение: цвет, состав, комплектация
Число с единицей измерения: вес в кг, длина в см, объём в ГБ
Да / нет — галочка: «гарантия», «есть в наличии»
Дата — срок годности, дата выпуска
Список и несколько из списка — выбор из готовых вариантов
Ссылка — на инструкцию, сертификат или обзор

Фото: безопасная загрузка и сжатие

К карточке загружается до 8 фотографий, исходники — до 10 МБ каждая. Сервис проверяет файл по содержимому, а не по расширению, поэтому подменить картинку исполняемым файлом не выйдет.

Каждое фото автоматически приводится к разумному размеру: большая сторона ужимается до 1600 пикселей, отдельно готовится миниатюра для списков — страницы каталога и публичные карточки открываются быстро даже с фотографиями с телефона. Первое фото становится обложкой, порядок меняется стрелками.

Публичная карточка по ссылке

Любой карточкой можно поделиться: сервис создаёт неугадываемую публичную ссылку, по которой клиент увидит галерею фото, цену, характеристики и описание — без регистрации и входа. Удобно отправить в мессенджер вместо прайс-листа.

Ссылка управляется с карточки: её можно временно выключить (адрес сохранится) или удалить совсем. Карточки, отправленные в архив, по публичной ссылке не показываются.

Как выставить счёт из каталога

В кабинете app.apiin.ru откройте раздел «Товары и услуги» и добавьте карточки: название, цена, единица, при необходимости — ставка НДС, фото и характеристики.
Создайте счёт или акт и начните набирать наименование позиции.
После двух символов появится список подходящих товаров и услуг — ищется и по названию, и по артикулу.
Выберите запись: цена, единица измерения и ставка НДС подставятся из карточки, количество укажите своё.
Сумма по строке и итоги пересчитаются автоматически — останется сохранить документ и отправить клиенту.

Архив вместо удаления — и что дальше

Если товар больше не продаётся, карточку не обязательно удалять: отправьте её в архив — она исчезнет из подсказок и с публичной страницы, но останется в кабинете и не сломает старые документы. Вернуть из архива можно в один клик.

Дальше каталог станет витриной: скоро появятся страницы-витрины с корзиной — клиент выберет товары по публичной ссылке, а сервис автоматически соберёт счёт на выбранное.

Частые вопросы

Сколько фото можно добавить к товару?

До 8 фотографий, исходники до 10 МБ каждая. Сервис проверяет файлы по содержимому, сжимает их до разумного размера и готовит миниатюры — вручную ничего оптимизировать не нужно.

Что подставляется в счёт при выборе товара из подсказки?

Наименование, цена за единицу и единица измерения; для документов с НДС — ещё и ставка из карточки. Количество указываете сами, сумма по строке пересчитывается автоматически.

Можно ли скрыть товар, не удаляя его?

Да, отправьте карточку в архив: она пропадёт из подсказок и с публичной ссылки, но останется в кабинете. Возврат из архива — одной кнопкой.

Кто увидит публичную карточку товара?

Любой, у кого есть ссылка — она неугадываемая и создаётся только по вашему решению. Ссылку можно временно выключить или удалить, архивные карточки по ней не показываются.

Нужно ли заводить характеристики в каждом товаре заново?

Нет. Характеристики собираются в набор — сетку полей для однотипных товаров, которая применяется к карточке в один клик. У пунктов есть типы: текст, число с единицей, да/нет, дата, список вариантов и ссылка. Пункты, помеченные внутренними, в публичную карточку не попадают, а «Обновить из набора» подтягивает новые поля, не стирая заполненные значения.

Есть ли витрина с корзиной и заказом?

Пока нет — это следующий шаг: страницы-витрины с корзиной и автоматическим счётом на выбранные товары уже в планах. Сейчас доступны каталог, публичные карточки и подстановка позиций в документы.