Как выбрать сервис для выставления счетов

Сервисов много, а критериев выбора обычно два — «бесплатно» и «красиво». Ниже чек-лист, который убережёт от переезда через полгода, и честный рассказ, где силён Apiin, а где нет.

Проверить Apiin Как это работает

Чек-лист выбора

Проверяйте не набор кнопок, а сценарии, которые повторяются каждую неделю: выставить, отправить, получить оплату, закрыть акт, отдать бухгалтеру.

Виды документов: хватит ли счёта и акта, нужны ли договор, счёт-фактура, отчёты
Оплата: платёжный QR, онлайн-оплата, отметка частичных платежей
Контроль долгов: срок оплаты, статус просрочки, напоминания
Автоматизация: повторяющиеся счета, API, вебхуки, интеграция с вашей системой
Экспорт: PDF, Word, выгрузка реестра, доступ к данным при уходе
Командная работа: роли, лимит участников, доплаты
Стоимость: что входит бесплатно и что открывается только на платном плане

Где силён Apiin

Apiin строился как API-first: кабинет работает через тот же публичный REST API, что и внешние интеграции. Поэтому автоматизация не «дополнительная опция», а основной способ работы — вплоть до ведения документов из нейросети через MCP.

Второе отличие — согласование правок прямо в документе: клиент предлагает изменения по публичной ссылке, вы видите подсветку и принимаете одной кнопкой. Третье — набор видов документов: счёт, акт, счёт-договор, счёт-фактура по форме 1137, договор, отчёт о работах и отчёт агента.

Где Apiin не подойдёт

Мы не ведём бухгалтерский учёт, не считаем налоги и не сдаём отчётность — для этого нужны бухгалтерские сервисы или бухгалтер. Нет складского учёта остатков: каталог позиций есть, товародвижения нет.

Нет кассы по 54-ФЗ: фискальные чеки пробивает онлайн-касса или платёжный сервис. Валютные инвойсы пока не поддерживаются — документы формируются в рублях по российским формам.

Как проверить сервис за час

Заведите организацию и выставьте типовой счёт — оцените, сколько полей пришлось заполнять руками.
Отправьте счёт себе: посмотрите, как выглядит письмо и публичная страница на телефоне.
Закройте счёт актом и проверьте, переносятся ли позиции.
Выгрузите реестр в Excel и попробуйте API-запрос — так вы поймёте, сможете ли забрать данные и автоматизировать рутину.

Частые вопросы

Можно ли перенести старые документы из другого сервиса?

Массового импорта нет, но исторические документы обычно и не переносят: их достаточно хранить в PDF. Новые документы можно создавать через API — это удобно, если у вас есть выгрузка из прежней системы.

Что важнее — красивый PDF или API?

Зависит от объёма. До десятка счетов в месяц решает удобство формы и вид документа; дальше начинает экономить время автоматизация: повторяющиеся счета, вебхуки, интеграция.

Как понять, что данные не окажутся в заложниках?

Проверьте до перехода: есть ли выгрузка реестра, скачиваются ли документы по одному, доступен ли API. В Apiin доступно всё три способа.

Нужен ли отдельный сервис, если есть бухгалтер?

Часто да: бухгалтер считает налоги и сдаёт отчётность, а счета выставляет тот, кто продаёт. Реестр за период можно передать бухгалтеру выгрузкой.