Просроченный счёт: что делать

Счёт просрочен, когда срок оплаты прошёл, а деньги не пришли. Разберём, как вовремя это увидеть, что написать клиенту и какие рычаги есть, если платёж затянулся надолго.

Взять долги под контроль Как это работает

Как вовремя увидеть просрочку

Просрочку невозможно отследить, если у счёта нет срока оплаты. Указывайте «Оплатить до» — вручную или через дефолт организации, чтобы срок проставлялся во всех новых счетах автоматически.

После срока неоплаченный счёт получает бейдж «Просрочен» в реестре и на карточке, попадает в фильтр «Просроченные» и в отдельную метрику на дашборде. В выгрузке реестра в Excel и CSV есть колонка со сроком и пометкой просрочки — удобно для разбора долгов.

Бейдж и фильтр «Просроченные»
Метрика на дашборде и сортировка «Требуют внимания»
Колонка «Оплатить до» в выгрузке реестра

Первый шаг — напомнить

Чаще всего платёж задерживается по бытовым причинам: счёт не дошёл до бухгалтерии, ушёл в спам, сотрудник в отпуске. Начните с вежливого напоминания: номер счёта, сумма, срок и ссылка на оплату.

В Apiin напоминания можно отправлять автоматически — до срока, в день срока и после — либо разово кнопкой «Напомнить об оплате» на карточке документа.

Если долг затянулся

Проверьте основание: договор или оферта определяют срок оплаты и ответственность за просрочку. Если в договоре есть неустойка, её размер обычно указан там; при отсутствии условия применяются правила Гражданского кодекса о процентах за пользование чужими денежными средствами.

Дальше — письменная претензия с расчётом задолженности и, при необходимости, обращение в суд. Для подготовки пакета пригодятся сам счёт, акт и история платежей: всё это хранится в карточке документа.

Как снизить число просрочек

Ставьте разумный срок и напоминайте заранее, а не после. Давайте удобные способы оплаты: платёжный QR по ГОСТ и онлайн-оплату картой или по СБП — чем меньше действий, тем быстрее платят.

Для регулярных клиентов настройте повторяющиеся счета: документ будет выставляться сам, а срок и напоминания подхватятся из настроек организации.

Частые вопросы

Считается ли частично оплаченный счёт просроченным?

Да, если срок прошёл, а остаток не погашен: часть оплаты не отменяет обязательство по остальной сумме.

Просрочивается ли аннулированный счёт?

Нет. Аннулированный документ выходит из работы: он не считается просроченным, и напоминания по нему не отправляются.

Можно ли узнать о просрочке в своей системе?

Да, есть событие вебхука document.overdue — оно отправляется один раз, вместе с первым напоминанием о просрочке.

Как посчитать пени за просрочку?

Размер определяется договором, а при его отсутствии — законом. Формально пени считаются от суммы долга за каждый день просрочки; расчёт стоит согласовать с юристом или бухгалтером.