Напоминание об оплате счёта

Клиент не платит не потому, что не хочет, — чаще счёт просто потерялся в почте. Разберём, как напоминать вежливо и вовремя, и как сделать, чтобы письма уходили сами.

Настроить напоминания Как это работает

Сначала — срок оплаты

Напоминать не о чем, пока в счёте нет срока. Укажите «Оплатить до» — дата напечатается в PDF и Word и будет видна клиенту на публичной странице счёта. Можно задать срок по умолчанию для всей организации, например пять дней от даты выставления, — тогда он проставится сам во всех новых счетах.

После наступления срока неоплаченный счёт помечается просроченным: появляется бейдж в реестре, отдельный фильтр «Просроченные» и метрика на дашборде. Частичная оплата просрочку не снимает — остаток всё ещё не оплачен.

Автоматические напоминания

Включите напоминания в настройках организации и задайте плечи: за сколько дней предупредить до срока и через сколько напомнить после. Раз в сутки сервис отправляет письмо на email контрагента — не больше трёх писем на счёт: предупреждение, письмо в день срока и одно о просрочке.

Повторов не бывает: каждое отправленное напоминание фиксируется. Журнал обнуляется только при смене срока — у нового срока начинается свой цикл. Оплаченные и аннулированные счета пропускаются.

До срока — мягкое предупреждение
В день срока — напоминание
После срока — сообщение о просрочке
Кнопка «Напомнить об оплате» — письмо прямо сейчас

Как написать напоминание

Хорошее напоминание короткое, без упрёков и с готовой кнопкой оплаты. Достаточно назвать номер счёта, сумму, срок и дать ссылку — на публичной странице клиент увидит реквизиты, платёжный QR и сможет оплатить онлайн, если подключена оплата картой.

Пример: «Добрый день! Напоминаем про счёт № 128 от 12.08.2026 на 45 000 ₽, срок оплаты — 17 августа. Оплатить можно по ссылке или по QR из счёта. Если оплата уже прошла — спасибо, сообщите, пожалуйста.»

Если оплата так и не пришла

Проверьте, дошёл ли счёт: на карточке видно, отправляли ли документ на email и открывали ли публичную ссылку. Затем напомните лично — письмом или звонком: автоматика хороша для рутины, но не заменяет разговор.

Для интеграций есть событие вебхука document.overdue: ваша система узнает о просрочке сама и, например, поставит задачу менеджеру.

Частые вопросы

Куда уходят автоматические напоминания?

На адрес, указанный в карточке контрагента. Если email не заполнен, напоминание пропускается — счёт при этом всё равно помечается просроченным.

Можно ли напомнить повторно?

Каждое напоминание отправляется один раз, чтобы не задваивать письма. Если срок изменился, журнал обнуляется и цикл начинается заново.

Придёт ли напоминание по акту или договору?

Нет. Срок оплаты и напоминания относятся к счетам и счетам-договорам — по акту и отчёту не платят.

Как отключить напоминания для конкретного счёта?

Уберите у него срок оплаты — без срока напоминания не отправляются.