Как заполнить акт выполненных работ: пошаговая инструкция

Пошагово показываем, как заполнить акт выполненных работ в Apiin: от реквизитов заказчика до подписи и связки со счётом. Если по сделке уже был счёт, позиции перенесутся автоматически.

Создать акт Как это работает

Что такое акт выполненных работ и когда он нужен

Акт выполненных работ (акт оказанных услуг) — первичный документ, который подтверждает, что исполнитель сдал работы, а заказчик их принял. Он закрывает сделку и служит основанием для учёта расходов и доходов.

Акт составляют по завершении работ или этапа. Обычно его подписывают обе стороны; для юрлиц это ключевой закрывающий документ, поэтому его часто просят даже у самозанятых и ИП.

Подтверждает факт выполнения и приёмку работ или услуг
Основание для учёта у заказчика и исполнителя
Обычно составляется в паре со счётом или договором

Пошаговая инструкция: как заполнить акт выполненных работ

В кабинете app.apiin.ru выберите организацию-исполнителя и откройте раздел актов.
Нажмите «Создать акт» и укажите заказчика: введите ИНН для автозаполнения реквизитов или выберите контрагента из справочника.
Заполните шапку акта: номер (по формату автонумерации), дату составления и, при наличии, ссылку на договор или счёт.
Добавьте позиции — перечень выполненных работ или оказанных услуг с количеством, ценой и суммой; итог и сумма прописью считаются автоматически.
Укажите НДС-режим: «Без НДС», УСН или ОСНО; при необходимости скорректируйте сумму НДС вручную.
Добавьте в оформление логотип, факсимиле подписи и печать исполнителя.
Сохраните акт, скачайте PDF или Word и отправьте заказчику на email или по публичной ссылке.
После подписания отметьте акт как подписанный — если он связан с оплаченным счётом, сделка закроется автоматически.

Акт по счёту: позиции переносятся автоматически

Если по сделке уже был счёт, не заполняйте акт заново. Функция «Создать акт по счёту» переносит контрагента и все позиции в новый акт — останется проверить формулировки, поставить дату и номер. Это экономит время и исключает расхождения между счётом и актом.

Похожим образом работает «Создать на основе» — копия существующего документа, удобная для типовых, регулярно повторяющихся работ.

«Создать акт по счёту» — контрагент и позиции переносятся сами
«Создать на основе» — быстрая копия для типовых актов
Меньше ручного ввода — меньше расхождений в документах

Подпись акта и связка со счётом

В акт можно добавить факсимиле подписи и печать исполнителя в оформлении, а сам документ отметить как подписанный. Apiin связывает счёт и акт: когда счёт оплачен и акт подписан, сделка закрывается автоматически — не нужно вручную сверять статусы.

Такая связка удобна для контроля: на дашборде видно, где ещё ждём оплату, где — подпись, а где сделка уже завершена.

Факсимиле подписи и печать в оформлении акта
Статус «подписан» отмечается по факту приёмки
Авто-закрытие сделки: счёт оплачен плюс акт подписан

Форматы, отправка и НДС в акте

Акт выгружается в PDF (движок Typst) и Word (DOCX), отправляется заказчику на email или открывается по публичной ссылке. НДС-режим в акте выбирается так же, как в счёте: «Без НДС», УСН или ОСНО, с возможностью поправить сумму налога вручную; итог и сумма прописью считаются автоматически.

Важно: акт — это не счёт-фактура и не УПД. Для счетов-фактур со статусом первичного документа нужен оператор ЭДО (например, Диадок или СБИС). Apiin ведёт счета и акты.

Частые вопросы

Когда нужен акт выполненных работ?

Акт подтверждает, что услуги оказаны или работы сданы и приняты. Его оформляют по завершении работ или этапа и подписывают обе стороны.

Как быстро создать акт по счёту?

Используйте функцию «Создать акт по счёту» — контрагент и позиции перенесутся автоматически. Останется проверить текст, указать дату и подписать документ.

Нужен ли акт самозанятому?

Самозанятый формирует чек в приложении «Мой налог», но акт часто требуют заказчики-юрлица как первичный документ. В Apiin такой акт можно выставить.

Что такое связка счёт↔акт?

Это автоматическая привязка акта к счёту. Когда счёт оплачен и связанный акт подписан, сделка закрывается сама, и её статус виден на дашборде.

В каком формате выгружается акт?

В PDF (движок Typst) и Word (DOCX). Также акт можно отправить заказчику на email или открыть по публичной ссылке.