Счета и акты для грузоперевозок

Перевозка закрывается быстро, а деньги приходят долго. Apiin помогает выставить счёт сразу после рейса, приложить акт и не потерять оплату из виду.

Выставить счёт за рейс Как это работает

Счёт за рейс

Опишите перевозку понятными позициями: «Перевозка груза Москва — Казань», «Простой, час», «Погрузо-разгрузочные работы», «Экспедирование». Количество и цена перемножаются сервером, сумма прописью подставляется сама.

Реквизиты заказчика подставляются по ИНН, банк — по БИК. В основании укажите договор-заявку: «По заявке № 128 от 11.08.2026» — так бухгалтерия заказчика быстрее проведёт платёж.

Позиции с дробным количеством (часы простоя, тонны, километры)
Реквизиты по ИНН, банк по БИК
Основание — договор или заявка

Закрывающие документы для заказчика

Крупные заказчики требуют полный пакет: счёт, акт, при работе с НДС — счёт-фактуру. В Apiin акт создаётся по счёту одной кнопкой, а счёт-фактура печатается по форме постановления 1137.

Если удобнее один документ вместо двух, используйте счёт-договор: он содержит и условия перевозки, и платёжные реквизиты.

Контроль оплаты и просрочек

Отсрочка платежа в перевозках — норма, поэтому важно видеть сроки. Задайте срок оплаты, и счёт после него автоматически станет просроченным: появится бейдж в реестре, отдельный фильтр и метрика на дашборде.

Напоминания уходят заказчику на email по расписанию — до срока, в день срока и после. Ручное напоминание отправляется кнопкой.

Много рейсов — порядок в реестре

Пометьте документы тегами по направлениям или машинам и фильтруйте реестр по ним. Для регулярных заказчиков заведите заказ и группируйте документы внутри него.

Реестр за период выгружается в Excel и CSV — удобно сверять взаиморасчёты и передавать бухгалтеру.

Частые вопросы

Можно ли выставлять счета от ИП на перевозки без НДС?

Да. Выберите режим «Без НДС» или УСН — в счёте появится соответствующая пометка, а налог не будет выделяться.

Как оформить документы, если заказчик работает с НДС?

Укажите режим ОСНО и ставку в позициях: НДС выделится из цены. При необходимости выставьте счёт-фактуру — она печатается по строгой форме 1137.

Как быть с простоем и дополнительными расходами?

Добавьте отдельные позиции: «Простой, час», «Платные дороги», «Перегруз». Так расшифровка суммы будет прозрачной для заказчика.

Можно ли автоматизировать выставление счетов из своей системы?

Да. Публичный REST API создаёт счёт одним запросом сразу в финальном виде, а вебхуки сообщат об оплате. Есть и MCP-сервер, чтобы вести документы из нейросети.