Счета за аренду: помещения, оборудование, техника

Аренда — это одинаковые счета каждый месяц и вечный вопрос «оплатили или нет». Apiin выставляет их по расписанию, следит за сроком оплаты и сам напоминает арендатору.

Настроить счета за аренду Как это работает

Ежемесячные счета без ручной работы

Создайте повторяющийся счёт: выберите арендатора, состав платежа и частоту — сервис будет выставлять документ сам в нужную дату. Сумма, позиции и оформление берутся из сохранённого шаблона счёта.

Если в платёж входит не только аренда, добавьте отдельные позиции: «Аренда помещения, м²», «Коммунальные услуги», «Парковочное место», «Обслуживание оборудования». Арендатору будет понятно, из чего складывается сумма.

Повторяющиеся счета по расписанию
Позиции с количеством и единицей измерения
Копия прошлого счёта через «Создать на основе»

Срок оплаты и напоминания арендатору

Задайте срок оплаты — например, до 5-го числа. Он напечатается в счёте и будет виден на публичной странице. После срока счёт помечается просроченным: он попадает в отдельный фильтр реестра и в метрику на дашборде.

Включённые напоминания отправят арендатору письмо заранее, в день срока и после него — не больше трёх писем на счёт. Разовое напоминание отправляется кнопкой на карточке документа.

Оплата и контроль поступлений

На публичной странице счёта есть платёжный QR по ГОСТ — арендатор оплачивает из банковского приложения без перепечатывания реквизитов. Можно подключить онлайн-оплату картой и по СБП.

Частичные оплаты записываются в историю: видно, сколько внесено и сколько осталось. Статус пересчитывается автоматически.

Платёжный QR и онлайн-оплата
История платежей и частичные оплаты
Выгрузка реестра в Excel и CSV для сверки

Договор аренды и закрывающие документы

Договор аренды можно вести в сервисе: у договора есть визуальный редактор с заголовками, списками и нумерацией пунктов. В счетах указывайте основание — «По договору аренды № 7 от 01.03.2026».

Если арендатору нужны закрывающие документы, оформляйте акт по счёту: позиции перенесутся, а связка «счёт ↔ акт» закроется, когда счёт оплачен, а акт подписан.

Частые вопросы

Можно ли выставлять счета сразу нескольким арендаторам?

Да. Для каждого арендатора создайте своё правило повторяющегося счёта — они будут выставляться независимо. Реестр можно фильтровать по контрагенту и по тегам, например «Офисы» и «Склады».

Что делать, если арендатор оплатил часть суммы?

Запишите платёж с фактической суммой: статус счёта станет «частично оплачен», а остаток будет виден в карточке. Просрочка при этом не снимается — остаток всё ещё должен.

Как учесть индексацию арендной платы?

Отредактируйте правило повторяющегося счёта: измените цену позиции, и следующие счета выставятся уже по новой ставке. Ранее выставленные документы останутся без изменений.

Подойдёт ли сервис для аренды оборудования и техники?

Да, вид аренды не важен: позиции описывают что угодно — от квадратных метров до смен работы техники, а количество принимает дробные значения.