Создать акт выполненных работ

Акт закрывает сделку: подтверждает, что работы сданы и приняты. В Apiin акт создаётся с нуля за пару минут или в один клик по счёту — позиции и реквизиты переносятся автоматически, а готовый документ выгружается в PDF и Word.

Создать акт бесплатно Как это работает

Когда нужен акт выполненных работ

Акт — первичный учётный документ: на его основании заказчик списывает расходы, а исполнитель подтверждает, что обязательства выполнены и претензий нет. Для услуг и подрядных работ это главный закрывающий документ — его просят даже у самозанятых и ИП.

Составляют акт по завершении работ или этапа, в двух экземплярах — по одному каждой стороне. Если заказчик — компания, без акта бухгалтерия просто не закроет оплату по внутренним правилам, поэтому удобнее выставлять его сразу, как только работа сдана.

Дата акта тоже имеет значение: она определяет период, в котором заказчик учтёт расходы, а исполнитель — доход. Закрывающие документы стараются датировать тем же месяцем, что и сами работы.

Обязательные реквизиты акта по 402-ФЗ

Форма акта свободная, но как первичный документ он должен содержать реквизиты из статьи 9 закона «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ. Если чего-то не хватает, документ могут не принять к учёту.

В Apiin все эти поля уже встроены в форму акта, а итоги и сумма прописью считаются автоматически — забыть обязательный реквизит не получится.

Наименование документа и дата составления
Стороны: исполнитель и заказчик с ИНН и адресами
Содержание операции: перечень работ или услуг
Измерители: количество, цена и сумма по каждой позиции
Итог, сумма НДС или пометка «Без НДС», сумма прописью
Должности и подписи сторон с расшифровкой

Как создать акт: пошагово

В кабинете app.apiin.ru выберите организацию-исполнителя и нажмите «Создать акт».
Укажите заказчика: введите ИНН — реквизиты подставятся из официальных реестров, или выберите контрагента из сохранённых.
Добавьте позиции: работы или услуги, количество, цену. Итог и сумма прописью посчитаются сами.
Выберите налоговый режим — «Без НДС», УСН или ОСНО — и при необходимости укажите основание: счёт или договор.
Добавьте оформление: логотип, факсимиле подписи и печать.
Сохраните акт и отправьте заказчику — на email или публичной ссылкой; файл скачивается в PDF и Word.

Акт по счёту: связка и авто-закрытие

Если по сделке уже был счёт, акт не нужно заполнять заново: функция «Создать акт по счёту» переносит контрагента, позиции и суммы автоматически. Это исключает расхождения между документами — частую причину вопросов от бухгалтерии заказчика.

Счёт и акт связываются в пару: когда счёт оплачен, а акт подписан, сделка закрывается автоматически. По каждому заказу видно, что оплачено, что подписано и что ещё в работе.

Подпись, печать и факсимиле

Печать на акте не обязательна — у ИП и самозанятых её часто вообще нет. Факсимиле подписи допустимо, если стороны договорились об этом (п. 2 ст. 160 ГК РФ): для повседневного обмена сканами и PDF этого обычно достаточно, а оригиналы подписывают по требованию заказчика.

В Apiin факсимиле подписи и печать добавляются в оформление документа, а статус «подписан» отмечается в карточке. Если акт открыт по публичной ссылке, получатель может отметить его подписанным сам — вам придёт уведомление.

Отправка, статусы и хранение

Готовый акт отправляется заказчику на email прямо из кабинета или открывается по публичной ссылке — без вложений и регистрации. Для конфиденциальных документов включите режим «по запросу»: заказчик запросит доступ, а вы подтвердите его из уведомлений.

Все акты хранятся в кабинете со статусами оплаты и подписи, фильтруются по контрагенту и периоду, а реестр выгружается в Excel и CSV — удобно собирать данные за квартал для бухгалтера.

Частые вопросы

Обязателен ли акт выполненных работ?

Для услуг и подряда акт — основной закрывающий документ: без него заказчик не спишет расходы, а исполнителю сложнее доказать, что работа сдана. Порядок подписания стоит закрепить в договоре.

Можно ли создать акт без счёта?

Да, акт создаётся и как самостоятельный документ: укажите заказчика, позиции и налоговый режим. Связка со счётом — удобство, а не требование.

Какие реквизиты обязательны в акте?

Реквизиты первичного документа из ст. 9 закона № 402-ФЗ: наименование и дата, стороны, содержание операции, измерители, подписи с расшифровкой. Сама форма акта при этом свободная.

Действительно ли факсимиле на акте?

Факсимиле допустимо, если стороны предусмотрели его соглашением (п. 2 ст. 160 ГК РФ). Для обмена PDF это обычная практика; при сомнениях запросите оригинал с живой подписью.

В каких форматах выгружается акт?

В PDF и Word (DOCX) с человекочитаемым именем файла вида «Акт №7 от 30 июня 2026.pdf». Акт можно отправить на email или открыть по публичной ссылке.

Нужен ли акт самозанятому?

Доход самозанятого подтверждает чек из «Мой налог», но заказчики-юрлица часто просят акт как первичный документ для списания расходов. В Apiin самозанятый выставляет акт так же, как ИП или ООО.