Повторяющиеся счета: автовыставление по расписанию
Абонплата, аренда, подписка и любые регулярные платежи — Apiin создаёт счёт по расписанию и сам отправляет его клиенту на email. Настраиваете один раз, дальше сервис работает без вас.
Кому нужны регулярные счета
Если вы каждый месяц выставляете одному и тому же клиенту одинаковый счёт, ручная работа превращается в рутину: скопировать прошлый документ, поменять дату и номер, отправить письмо. На потоке из десятка клиентов на это уходит полдня, и всегда есть риск забыть или ошибиться в дате.
Повторяющиеся счета Apiin снимают эту нагрузку: вы описываете, что и как часто выставлять, а сервис делает это сам в нужный день.
- абонентское обслуживание и техподдержка
- аренда помещения, оборудования, техники
- ежемесячный ретейнер за консультации и ведение проекта
- подписки и регулярные пакеты услуг
Автогенерация по расписанию
Вы выбираете счёт-основу, задаёте периодичность (например, ежемесячно) и дату выставления. В назначенный день Apiin создаёт новый счёт с актуальной датой и позициями из шаблона — вручную ничего копировать не нужно.
Расписание можно поставить на паузу, отредактировать или отключить в любой момент. Изменили состав услуг или цену — правки подхватятся в следующих счетах, уже выставленные документы остаются как есть.
Автоотправка на email клиенту
Сразу после генерации счёт уходит клиенту на почту — без вашего участия. В письме клиент получает документ и публичную ссылку, где можно оплатить сканом платёжного QR по СБП или скопировать реквизиты по клику.
Так клиент получает счёт в один и тот же день месяца стабильно, а вы не тратите время на отправку писем вручную.
Номера, реквизиты и НДС подставляются сами
Каждый регулярный счёт получает следующий номер по вашим правилам автонумерации — со сбросом нумерации в начале года, если это настроено. Реквизиты вашей организации и контрагента подтягиваются из карточек, а выбранный режим НДС («Без НДС», УСН, ОСНО) и сумма прописью сохраняются от документа к документу.
Ничего перенастраивать между месяцами не нужно: формат номеров и оформление остаются единообразными во всей серии.
Контроль оплаты по серии счетов
По каждому выставленному счёту виден статус оплаты — частичная или полная — с историей платежей. Вы сразу видите, кто из клиентов на регулярке уже оплатил, а кто задержал платёж.
Если по услуге нужен закрывающий документ, по счёту создаётся акт с автоматическим переносом позиций, а после его подписания и оплаты счёта пара закрывается автоматически.
Частые вопросы
Какую периодичность можно задать?
Регулярную автогенерацию удобно ставить на месячный цикл — под абонплату, аренду и подписки. Вы выбираете день выставления, а серию в любой момент можно поставить на паузу или отключить.
Счёт правда уходит клиенту сам?
Да. После автогенерации Apiin отправляет счёт на email клиента вместе с публичной ссылкой на оплату по QR/СБП. Отправлять письма вручную не нужно.
Что будет с нумерацией повторяющихся счетов?
Каждый новый счёт получает следующий номер по вашим правилам автонумерации, со сбросом счётчика в начале года, если он настроен. Пропусков и дублей в серии не возникает.
Можно изменить сумму или состав услуг в серии?
Да. Отредактируйте счёт-основу — изменения применятся к следующим счетам. Уже выставленные документы остаются неизменными.
Как понять, кто оплатил регулярный счёт?
У каждого счёта в серии есть статус оплаты (частичная или полная) с историей платежей, поэтому задолженности по клиентам на регулярке видно сразу.