Как выставить счёт на оплату: пошаговая инструкция

Разбираем по шагам, как выставить счёт на оплату в Apiin — от выбора организации и контрагента до платёжного QR и отправки клиенту. Реквизиты подтягиваются автоматически, считать вручную ничего не нужно.

Что понадобится, чтобы выставить счёт

Счёт на оплату — это документ, по которому контрагент перечисляет вам деньги за товары или услуги. Юридически счёт не обязателен, но на практике без него редко обходятся: он фиксирует сумму, реквизиты и назначение платежа.

Чтобы выставить счёт, нужны реквизиты вашей организации (расчётный счёт, БИК, корреспондентский счёт), данные контрагента (минимум ИНН) и перечень позиций с ценой. В Apiin большую часть этих данных не придётся вводить руками — реквизиты подтягиваются автоматически по ИНН и БИК.

• Реквизиты плательщика: расчётный счёт, БИК, корреспондентский счёт
• Данные контрагента: ИНН (для юрлиц ещё КПП)
• Позиции: наименование, количество, цена, ставка НДС

Пошаговая инструкция: как выставить счёт в Apiin

1. Войдите в кабинет app.apiin.ru и выберите организацию, от имени которой выставляете счёт (ИП, ООО, самозанятый или физлицо).
2. Нажмите «Создать счёт» и добавьте контрагента: введите ИНН — реквизиты подтянутся автоматически, либо распознайте карточку с фото или PDF.
3. Проверьте свои реквизиты плательщика: расчётный счёт, БИК банка и корреспондентский счёт — их тоже можно заполнить по БИК автоматически.
4. Добавьте позиции счёта: наименование товара или услуги, количество и цену. Итог и сумма прописью посчитаются сами.
5. Выберите НДС-режим: «Без НДС», УСН или ОСНО. При необходимости поправьте сумму НДС вручную.
6. Задайте номер и дату счёта — номер подставится по вашему формату автонумерации со сбросом по году.
7. При желании включите платёжный QR-код по ГОСТ, добавьте логотип, факсимиле подписи и печать в оформлении.
8. Сохраните счёт и скачайте PDF или Word, откройте публичную ссылку или отправьте документ клиенту на email.

НДС, сумма прописью и нумерация

НДС-режим выбирается под вашу систему налогообложения: «Без НДС» подойдёт самозанятым (плательщикам НПД) и ИП на УСН или патенте, режимы УСН и ОСНО — остальным. Если ИП или ООО работает на ОСНО, НДС начисляется; при необходимости сумму налога можно поправить вручную.

Итоговая сумма и сумма прописью формируются автоматически, поэтому в счёте не будет опечаток в цифрах. Номер счёта подставляется по формату автонумерации — свой на уровне аккаунта, контрагента или заказа, со сбросом нумерации по году.

• «Без НДС» — самозанятые (НПД), ИП на УСН или патенте
• УСН и ОСНО — сумму НДС можно скорректировать вручную
• Сумма прописью и итог считаются автоматически

Как отправить счёт и получить оплату

Готовый счёт можно скачать в PDF (движок Typst) или Word, отправить контрагенту на email прямо из кабинета или дать публичную ссылку — она ведёт на страницу с неугадываемым адресом, где реквизиты копируются по клику.

Чтобы клиенту было проще заплатить, включите платёжный QR-код по ГОСТ Р 56042-2014: покупатель сканирует его в приложении своего банка, реквизиты и сумма подставляются сами, а в назначении платежа уже указаны номер счёта и НДС.

• PDF и Word — для печати и вложений
• Публичная ссылка — реквизиты и QR копируются по клику
• Отправка на email — прямо из кабинета

Что делать после выставления счёта

Когда деньги поступят, отметьте оплату — Apiin поддерживает частичную и полную оплату с историей платежей, поэтому видно, сколько уже перечислено. По регулярным платежам удобно настроить повторяющиеся счета: они генерируются по расписанию и уходят клиенту на email автоматически.

Если по счёту нужен закрывающий документ, нажмите «Создать акт по счёту» — контрагент и позиции перенесутся автоматически. Когда счёт оплачен, а связанный акт подписан, сделка закрывается сама.

Частые вопросы